Parte 2: Escolher a opção certa
O processo de compra de produtos gráficos pode não ser um processo simples, uma vez que não estamos a comprar um produto acabado, antes um processo de produção. Desde o conceito à entrega, temos que decidir qual a melhor forma de gerir cada trabalho. Esse processo condiciona a tomada de decisão sobre o tipo de fornecedor gráfico a que iremos recorrer.
Seja uma simples procura de aconselhamento para o nosso primeiro trabalho gráfico, como aconteceu uma vez ao “primo de um amigo de um vizinho meu”, seja um processo continuado de compra de produtos gráficos, é sempre útil conhecermos as várias opções que temos disponíveis. Nesta segunda parte, vou tentar explicar de forma simples os diferentes tipos de fornecedores, desde a gráfica, plataformas de venda online, intermediários ou brokers e agências de produção. Vou sugerir também tabelas comparativas, que possam ajudar à tomada de decisão… ou pelo menos não complicar mais o que já não é simples!
Sendo o processo de impressão tudo menos simples, a tabela comparativa tornou-se igualmente complexa, tendo optado por dividir em vários tópicos/temas.
Seguem exemplos de algumas decisões a tomar!
O prazo de produção é crítico?
Se o prazo de produção é limitado, e precisamos mesmo que o trabalho seja feito rapidamente (quem nunca recebeu aqueles telefonemas a pedir para o trabalho ser para ontem, que se acuse!!!), a escolha de onde produzir é crucial. Independentemente de quem produza, há fatores não previstos que podem surgir e criar obstáculos à impressão. A escolha certa pode, efetivamente, fazer a diferença.
Como diria o Michael Corleone, “Bada Bing, Bada Bam, Bada Bum!”
Ao trabalharmos diretamente com uma gráfica, e se temos completa confiança na arte final que produzimos (pffff… óbvio que a nossa arte final é a final, ou a finalíssima, ou “esta é que é mesmo a final”… e se não sabem verificar artes finais, leiam o artigo do Duarte Faria), e sabemos que a gráfica é a adequada para o nosso trabalho em termos posicionamento de mercado e de tecnologia de impressão e acabamento, então a escolha é segura.
Sempre que o prazo é apertado, a opção de compra online é a mais arriscada, uma vez que não há qualquer tipo de acompanhamento, e não temos forma de aferir a qualidade, até o produto ser expedido e chegar às nossas mãos. Nessa altura, caso o trabalho não esteja conforme, pode ser já demasiado tarde para uma repetição.
No caso dos intermediários e das agências de produção, o cumprimento de prazos apertados não deve ser um problema. Trabalhar com prazos apertados (por vezes quase impossíveis) é algo a que estão muito habituados, razão pela qual têm um portefólio de diferentes parceiros gráficos à disposição que permitem, não só cumprir com prazos apertados, como apresentar soluções para problemas de última hora. Só tenho uma coisa a dizer: Prazos apertados é o “middle name do primo do amigo do meu vizinho!”
Se o prazo de produção não é um problema, então podemos dedicar a nossa atenção a outros aspetos da produção. Mas se for mesmo um fator decisivo, a escolha do parceiro certo é a chave para o sucesso!
O trabalho pedido tem diferentes produtos?
Se o trabalho a produzir for diverso em termos de tipos de produtos (por exemplo cartões de visita, flyers, rollups, catálogos, etc.) e não dispomos dos conhecimentos necessários ou não temos um produtor gráfico interno (big mistake!!!), a gestão eficiente dos vários materiais e escolha das tecnologias de impressão e acabamento mais indicadas, pode ser (e vai ser!!!) uma tarefa bastante desafiante. Se temos que dedicar toda a nossa atenção ao acompanhamento que temos que prestar ao trabalho, a escolha dos parceiros mais competitivos para executar determinado trabalho, passa para segundo plano!
Trabalhar com uma única gráfica para produzir todos os trabalhos será a opção mais difícil, ou na melhor hipótese, a menos aconselhável. Quando trabalham fora da sua zona de conforto, as gráficas tendem a ser pouco flexíveis e por consequência prestam um serviço menos capaz. No pior cenário, podemos ficar com o pior dos três vértices: preço, cumprimento de prazo e qualidade. Se a preferência for trabalhar diretamente com gráficas, aconselhamos a escolher diferentes gráficas para os diferentes produtos, e a partir daí, estabelecer uma relação de trabalho continuada com todas.
Na minha opinião, a utilização de plataformas web-2-print ou sites de venda online tem desafios acrescidos. Habitualmente, os produtos disponíveis são customizados, e podem não ir de encontro exatamente ao que procuramos. Seja o formato, seja o tipo de papel e a gramagem, seja o prazo… enfim, há sempre um fator que desvirtua a ideia inicial do produto. No entanto, há plataformas web-2-print disponíveis que podem ser adaptadas às necessidades de um comprador habitual, podendo os produtos ser customizados à medida do cliente! Se os produtos que habitualmente produzimos, apesar de diferentes entre si, podem ser customizados, e tivermos a possibilidade de investir na parametrização de uma dessas plataformas, então podem ser uma verdadeira opção.
Dependendo dos conhecimentos que temos na área e da nossa rede de contactos, um intermediário pode ser uma boa possibilidade. No entanto, através da minha experiência e tendo conhecido vários ao longo dos anos, tendencialmente especializam-se num tipo de produto, como por exemplo livros ou revistas, e não disporem dos conhecimentos necessários para outros produtos. É importante aferir em primeira mão quais as áreas de produção ou produtos a que estão mais familiarizados.
Por último, as agências de produção podem ser a melhor opção, quando temos que gerir vários produtos. Dispõem de várias soluções, dominam as tecnologias de impressão, mesmo as mais recentes, acompanham os lançamentos de novas matérias primas e tentam manter-se atualizadas ao máximo com as novas tendências da área. Identificam facilmente o parceiro mais indicado para um determinado trabalho, o que representa, habitualmente uma poupança para o cliente, assim como um rigoroso cumprimento dos prazos solicitado. Não sei se já vos contei, mas o “primo de um amigo de um vizinho meu” tem uma!
O preço é um fator decisivo? (Claro que é!!!!)
O preço pode não ser o fator decisivo (mesmo os que dizem que não é…, é sempre!!!) em todas as situações, mas a verdade é que ninguém quer pagar mais do que o valor de mercado por um determinado produto ou serviço. Na produção gráfica, devido às diferentes tecnologias de impressão e acabamento disponíveis nos diversos parceiros, quando solicitamos um orçamento podemos receber valores díspares para a produção de uma mesma peça gráfica. A melhor forma de ultrapassar essa questão e estarmos seguros do preço de mercado, para não ficarmos com aquela sensação de “Everybody be cool, this is a robbery!” é solicitar vários orçamentos e comparar os mesmos. Mas para esse comparativo ser eficaz, no processo de seleção das gráficas que vão dar orçamento, devemos estar seguros que dispõem da tecnologia de produção adequada ao trabalho que pretendemos produzir.
O maior desafio a ultrapassar quando trabalhamos com uma gráfica é encontrar o produto que encaixa perfeitamente na linha de produção dessa determinada gráfica!
Solicitar um orçamento a diversos parceiros gráficos é um procedimento normal quando estamos à procura de forma mais económica de imprimir um trabalho. Os valores variam entre as gráficas pelas razões já demonstradas, e outras vezes por razões que ultrapassam a lógica, o que torna difícil a antecipação de qual a gráfica indicada para um determinado trabalho.
Estou em crer que a principal razão para estas variações são os custos fixos de cada parceiro gráfico, o interesse em produzir determinado trabalho, mais do que os custos do papel ou de outras matérias primas. O maior desafio a ultrapassar quando trabalhamos com uma gráfica é encontrar o produto que encaixa perfeitamente na linha de produção dessa determinada gráfica! Não é um processo imediato, e sei que demora a acertar! Eu nunca tive esse problema, mas sei do “primo de um amigo de um vizinho meu” a quem demorou algum tempo a afinar!
No que respeita a plataformas web-2-print, uma vez que disponibilizam os orçamentos online, a obtenção de orçamentos é imediata, o que facilita na seleção do fornecedor adequado. Os valores são habitualmente competitivos, como já referi, nas situações em que os produtos customizados se adequam às nossas necessidades. Para produtos não standard ou para quantidades superiores, os custos de compra através de uma plataforma podem subir exponencialmente.
Ao trabalharmos com intermediários ou agências de produção, creio que é seguro afirmar que o seu conhecimento e experiência podem ser uma ajuda preciosa na busca de soluções de produção. Parte da sua estratégia e posicionamento no mercado é poder dar soluções competitivas e que vão de encontro às necessidades dos seus clientes. Ou como diria o Dom Corleone, “I have a quote proposition you will not refuse”!
Espero que ninguém me pergunte quem é o Michael Corleone, ou o Dom Corleone… entraria no mesmo registo de pessoas que nunca viram o Pulp Fiction… mas isso fica para outro artigo!
A qualidade é importante?
A mim nunca me aconteceu, mas mesmo após todos estes anos, o “primo de um amigo de um vizinho meu” continua a receber alguns pedidos, por exemplo, de livros com um “papel bom e bonito e não muito caro!”. Mesmo neste tipo de pedidos, o pedido de qualidade está sempre presente!
Seja para produzir um livro, um cartão pessoal ou uma caixa, o cliente espera sempre um padrão de qualidade que, podendo ser em alguns momentos subjectivo, está presente.
A indústria gráfica foca-se em detalhes, especificações, pormenores, que diferem de produto para produto, o que, se por um lado distingue um produto de outro, por exemplo numa prateleira de supermercado, também potencia, e muito, o erro.
Explicar o que pretendemos como resultado final, nem sempre é fácil de transmitir a uma gráfica, e gerir a expectativa junto do cliente é por si só, um desafio!
A melhor forma de antecipar problemas (e iniciar logo a gestão de expectativas) pode ser através da produção de provas e protótipos do trabalho que se pretende produzir. É verdade que pode acrescer custos, mas pode antecipar custos bem superiores, caso o produto final não esteja conforme o imaginado pelo cliente. O acompanhamento neste processo por alguém com experiência em gestão de produção, pode ser um apoio essencial!
Trabalhar diretamente com uma gráfica, permite acompanhar de perto o trabalho em curso e detetar alguma inconformidade nas diferentes fases de produção caso esta surja, antes do produto acabado. Se for um trabalho com dificuldade de execução elevada, e por ventura a gráfica selecionada não for talhada para esse tipo de trabalhos, o resultado final pode não estar conforme o desejado!
Se selecionarmos plataformas web-2-print como referência para produção de produtos de qualidade, devemos ter presente que estes sistemas lidam, normalmente, com a produção de grande quantidade de encomendas. São sistemas, que na sua génese, são muito eficientes a descobrir não conformidades e a garantir os seus padrões de qualidade pré-definidos.
Ora, é aí que pode residir alguma discrepância entre a expectativa do cliente, e o padrão de qualidade assegurado pela plataforma. Um exemplo comum, é o controlo e a calibração de cor. A calibração é efetuada de forma a garantir a qualidade para um leque muito amplo de artes finais que entram no mesmo plano de impressão, e não e garantir que o meu trabalho sai exatamente na cor que eu pretendo, como se de um Pantone se tratasse. Típico caso de “I say tomato, you say tomato, I say potato you say potato!” (obviamente isto só sai bem se fizerem com a pronúncia do Louis Armstrong na música “Let’s call the whole thing off”).
O papel principal de um intermediário ou agência de produção é precisamente trazer valor acrescentado ao serviço prestado. Isso significa alinhar a expectativa do cliente com as competências técnicas da gráfica
Um dos maiores compromissos dos intermediários e das agências de produção para com os seus clientes é, naturalmente, o controlo de qualidade! A melhor forma de garantir o sucesso, é assegurar que o cliente recebe sempre o que imaginou. Para tal, é crucial a capacidade de entender os pedidos do cliente e conseguir transmitir esse pedido ao parceiro gráfico selecionado para o trabalho. O papel principal de um intermediário ou agência de produção é precisamente trazer valor acrescentado ao serviço prestado. Isso significa alinhar a expectativa do cliente com as competências técnicas da gráfica.
Espero que estas questões e informações acerca de parceiros gráficos vos ajude a escolher o parceiro certo para o próximo trabalho gráfico! Lembrem-se que qualquer decisão não tem que ser definitiva, e podem ir criando aos poucos uma rede de parceiros que possa cobrir todas as necessidades gráficas.
Se essa não é de todo a vossa vontade ou vocação, então a decisão de trabalhar com uma agência de produção, pode ser a escolha mais acertada.
Porque acredito que um produtor gráfico experiente traz, efetivamente, um valor acrescentado ao processo de produção, procuro manter-me a par das últimas novidades tecnológicas e fico sempre curioso em receber as mais recentes amostras de papel e descobrir todas as suas potencialidades.
O segredo da produção é a antecipação de problemas que possam surgir antes e durante todo o processo de impressão. Para isso, é preferível perder algum tempo antes de iniciarmos a produção, e garantirmos que tudo está a postos e tudo vai ser impresso e acabado como desejado.
